Conversão de dados - GerencieAqui
Informações essenciais sobre formatação e importação das planilhas de conversão de dados no GerencieAqui.
- Formatação da planilha - Produto
- Formatação da planilha - Clientes
- Importando as planilhas no GerencieAqui:
Formatação da planilha - Produto
Formatação em tabelas:
Toda conversão de dados realizada para o G.A precisa ter uma planilha com formatação de tabelas:
Cada coluna da tabela é referente à algum campo de preenchimento do cadastro de produto do GerencieAqui. É de suma importância que as colunas consideradas obrigatórias estejam inseridas, mesmo que não haja algum valor a ser inserido nela.
São campos obrigatórios: Nome, Categoria, Unid. Medida e NCM
Caso o cliente não faça controle de categoria de produtos, basta deixar todos os itens como "GERAL". Caso ele não vá fazer emissões fiscais e não tenha os NCM's, pode-se deixar os códigos zerados (Deixando o cliente ciente dos riscos caso ele faça alguma emissão fiscal eventualmente).
Formatação das colunas:
Algumas colunas da planilha precisam ser formatadas em formatos específicos (texto ou número) para que a planilha seja importada.
Colunas que devem ser formatadas como texto: Nome, Unid. Medida, Categoria, NCM
Colunas que devem ser formatadas como número: Valor de custo, valor de venda e colunas de transporte (Peso, Altura, Largura, etc).
As planilhas devem sempre estar em formato XLSX ou XLS
Formatação da planilha - Clientes
Formatação em tabelas:
Toda conversão de dados realizada para o G.A precisa ter uma planilha com formatação de tabelas:
Cada coluna da tabela é referente à algum campo de preenchimento do cadastro de cliente do GerencieAqui. É de suma importância que as colunas consideradas obrigatórias estejam inseridas, mesmo que não haja algum valor a ser inserido nela.
São campos obrigatórios: Razão Social, IE, CNPJ, CEP, UF, Cidade, Endereço, Número, Bairro e Tipo de Contribuinte.
Caso a planilha enviada pelo cliente não tenha todos os campos, as colunas devem ser criadas sem nenhum preenchimento. Como no exemplo abaixo da coluna CNPJ:
Essa regra não se aplica a coluna CIDADE que precisa ser de fato preenchida com algum valor. Caso o cliente não tenha, pode ser inserido a cidade do próprio cliente na coluna.
Formatação das colunas:
Algumas colunas da planilha precisam ser formatadas em formatos específicos (texto ou número) para que a planilha seja importada. No caso da planilha de clientes, todas as colunas devem ser formatadas como TEXTO.
As planilhas devem sempre estar em formato XLSX ou XLS.
Tipo de contribuinte e Tipo de Cadastro:
As colunas de "Tipo de Contribuinte" e "Tipo de cadastro" são preenchidas com códigos que o sistema converte para o campo correto.
Tipo de contribuinte:
1 - Contribuinte
2 - Contribuinte Isento
9 - Não contribuinte
Tipo de Cadastro:
1 - Cliente
2 - Fornecedor
Ordenação do Endereço:
A planilha de cadastro de cliente precisa seguir uma ordem especifica para o endereço do cliente. A ordem das colunas deve ser a mesma da ordem de preenchimento do endereço do Cadastro do cliente do Gerencie Aqui:
CEP > UF > CIDADE > ENDEREÇO > NÚMERO > BAIRRO > COMPLEMENTO.
Importando as planilhas no GerencieAqui:
Produtos:
Clique em CADASTROS > PRODUTO
Clique em "Ações em Lote" e, em seguida, clique em "Importar Produtos":
Mantena a opção "Cabeçalho" ativa e, clique em "Importar XLSX/XML":
Após selecionar a planilha, o sistema irá fazer a leitura do arquivo. E irá exibir os dados da planilha em uma tabela:
A tabela é dividida em duas partes: "Coluna de Referencia" e "Campo do Sistema". O campo de "Coluna de Referencia" é referente as colunas da tabela montada na sua planilha.
O campo "Campo do Sistema" é referente aos campos de preenchimento do GerencieAqui.
Esse é o momento em que você irá realizar a vinculação dos campos da sua planilha com os campos do GerencieAqui.
Caso as colunas da sua planilha estejam com o nome exatamente igual ao "Campo do Sistema", a vinculação será feita automaticamente e você não precisará vincular todas as colunas manualmente. Por isso, é interessante sempre formatar sua planilha de acordo para facilitar a importação.
Após a vinculação dos campos, clique em "Importar":
Clientes:
Clique em CADASTROS > CLIENTE E FORNECEDOR:
Clique em "MAIS OPÇÕES" e "IMPORTAR CLIENTES":
Habilite a opção "Planilha com cabeçalho?" e clique em "Importar XLSX/XML":
O sistema irá fazer a leitura do arquivo e irá exibir a mesma relação da importação de produtos "Coluna na planilha" e "Escolha uma opção". Apesar do nome diferente, "Escolha uma opção" segue a mesma lógica da importação dos produtos. Basta vincular a coluna da sua planilha com o campo de preenchimento do cadastro do cliente.
Após isso, clique em "Importar":
